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处理工资单可能并不是最令人兴奋的商业任务，但它仍然是一个至关重要的过程。因此，您需要一些核对措施，以确保正确处理工资单。工资单对账有助于确保员工获得准确且按时支付。
此外，为了税务目的和合规性，工资单对账至关重要。我们将为您介绍有关对账工资单的一切。
什么是工资单对账？
在财务上，“对账”一词指的是确保两个相同事件的记录相互一致且准确。因此，工资单对账意味着确保您计划支付给员工的金额与财务总账中的工资单完全相符。
工资单对账对于保持准确的账户记录至关重要。在报税、审计以及评估组织的财务状况时，您需要正确的记录。
准确的工资单还能确保您不会超付或少付员工。前者可能会使您难以收回损失，而后者可能会引起罚款和处罚。
工资单对账的基础知识
为了更好地理解工资单对账过程的内容，有必要将其分解为几个关键组成部分。这些也是您将要深入研究以执行对账的领域。
工资和薪水
对于大多数小型企业来说，审核工资和薪水是工资单对账中最容易的部分。对于月薪制员工来说尤其如此，因为他们的总工资是每月固定的。这一步涉及根据您企业的正确小时工资率计算员工的总工资。
然而，对于拥有50名以上员工的组织，情况可能会变得更加复杂。此外，您还需要考虑内部晋升、新员工、加薪和其他薪酬变动。
无论发生了什么变化，您都需要确保员工的工资与财务总账中的数据相符。在处理工资单之前，您还需要确认您在工资单注册册中拥有正确的工资和薪水。
员工工作小时数
工资单中最重要的部分是员工的工作小时数。时间管理系统有助于快速简便地完成这个过程。该系统会将考勤记录直接接入工资单。
如果您不使用时间管理系统，您将需要在工资单对账期间手动比对已完成的时间表或时间卡与工资单注册册中的数据。
您还需要考虑到带薪假期、病假和加班等情况。在跨多个部门进行工资单时，您可能需要部门经理的帮助。
扣除和税务
扣除和税务是您必须特别关注的其他领域。尤其是在新年开始时，福利重新续约和新的税收政策开始执行。至少，您需要扣除社会保险、联邦所得税、州所得税和医疗保险费。
从员工工资中扣除的其他款项可能包括健康保险、地方税、工伤保险、退休福利以及如子女抚养费的工资扣除。
确保这些信息在您的工资登记簿中保持更新。您必须单独报告每项扣除，而不是作为总额。这一步对于申报营业税是必要的，并且可以更容易地核对您的数字。
确保及时了解国家和地方对扣除和代扣的变化。您可能需要财务团队的帮助。例如，社会保障、联邦和州税收以及保险可能会有变化，您可能需要在工资单中更新这些信息。
此外，您还需要考虑工资单的变化，比如员工有资格获得医疗保险，或者员工更新了代扣信息。
3个提高工资对账流程的工具
工资对账流程并不需要复杂。以下是三个工具，可以使流程更简单、更快捷。
如果您想查看更多在线工资服务的选项，我们已经研究和评估了可用的工具，并找到了市场上排名前七的选项。请查看我们的 前六个在线工资服务提供商，找到最适合您业务的那一个。
1. quickbooks工资
使用quickbooks工资，您可以对工资进行对账，包括联邦所得税、州所得税、医疗保险代扣和社会保障代扣等子类别。
quickbooks是会计解决方案中的重要工具，但该公司还提供了一个出色的在线工资服务。 quickbooks工资 可以自动对账工资负债，包括雇主费用和雇员责任。
quickbooks工资还提供其他重要的工资功能，包括：
- 当天直接存款
- 税款罚款保护
- 自动税金和表格
- 自动工资单
- 时间跟踪
quickbooks的价格从payroll core + simple start计划的前三个月每月$37.50起步。初始三个月后，价格将上涨至每月$75。
quickbooks工资根据您的企业规模和需要的工资功能提供了三种计划。
2. 工资登记簿
很难想象在没有工资登记簿的情况下进行工资对账。工资登记簿包含了处理工资所需的所有员工信息，包括：
- 姓名
- 出生日期
- 员工编号
- 社会保险号码
确保您的工资登记簿在每个支付周期都包含准确的企业工资活动记录，包括：
- 支付率
- 工作小时数
- 正常工时
- 加班工时
- 支付日期
- 员工代扣
- 其他扣除项，如退休计划、健康保险和工资强制扣除
- 联邦、地方和州所得税
- 毛收入
- 净收入
除了要随手准备您的工资登记簿外，还需要确保其准确无误。
3. 总账
在处理工资和进行工资对账时，工资登记簿和总账是密不可分的。您的总账记录了所有业务财务数据，包括每笔财务交易，包括工资。
每次发放工资时，您需要在总账中记录一笔记录。您的总账中的此部分称为工资日记账或简称为分户记录。您将以贷方或借方的形式记录工资细节。员工的总工资记录在借方栏中，而扣款记录在贷方栏中。
准确的工资对账的9个技巧
随着时间的推移，工资对账会变得更加容易。每个支付周期进行这一关键任务可以确保您在季度和年度的对账时不会感到不堪重负。以下是一些出色的技巧，可以使对账过程快速、高效和准确。
1. 在发薪日之前对账
在支付员工工资之后修正工资错误要困难得多。因此，请确保在发放支票前至少提前两天对工资进行对账。同时，将当前支付周期的工资与以往相似支付周期的工资进行比较也是一个好主意。这是发现错误的一种快速方法。
例如，假设当前工资与以前的工资相比有显著差异，尽管您的员工人数没有发生任何实质性变化。那么，原因可能是会计错误。
此外，您还需要使用941表对工资进行季度对账。为此，请查看季度工资登记表。然后，将941表中的内容与工资登记表进行比较。确保修正两个数据集之间的任何差异。
最后，当提交员工的w-2表时，您还需要在年底对工资进行对账。这个过程类似于对账941表。拿出您的工资登记表，并检查全年的工资数据。将这些数字与941表中的数据进行比较。您将有四张这样的表格，每个季度一张。最后，将941表与所有w-2表进行比较。确保修正任何差异。
2. 检查年终对账过程
年终工资对账可能是一项繁琐的工作，但却是必要的。考虑安排至少一年一次的总结会议，以检查您的对账过程。目的是改进下一年的过程。
审查整个过程，找出您做得对的地方和可以改进的地方。这不是指责或找错的场合。让团队了解这些会议的目的是提高工资对账过程的准确性和效率。
记录任何发现，并将其纳入未来执行对账的方式。
3. 确定工资对账关键绩效指标
工资关键绩效指标（kpi）将帮助您在应用来自前一个技巧的反馈和发现后，跟踪对过程的改进。您应该考虑监控一些有用的工资kpi，包括：
- 对账工资错误所需时间
- 错误总数占总工资支付的百分比
- 工资团队加班时间
- 由工资错误导致的罚款和其他额外费用
- 年底对账处理时间总计
通过跟踪关键的工资对账kpi，您可以证明将工资列入您的战略业务职能列表是正当的。这一举措应有助于进一步提高工资对账的效率和准确性。
4. 考虑自动化工资系统
如果您经常在核对时需要匆忙处理工资单错误，那可能是因为您正在使用手动系统。自动化工资处理可以帮助减少错误，并使流程更快更高效。
大多数现代工资系统都配备了电子时间记录模块。您可以每周登录并批准员工工时。然后，这些信息将传输到工资处理模块以完成流程。
使用自动化工资系统还有助于保护员工数据的安全。这些系统消除了对实体文件的需求。如果您必须保留实体文件，请考虑将它们存储在安全且受限制的位置，并使用门禁卡或物理钥匙。
5. 适当分类员工
大多数企业雇佣的是雇员和独立承包商的组合。这两类工人的薪酬是不同的，不能被同等对待。例如，您不必为承包商支付加班工资或扣留就业税。相反，错误地将雇员错分类为承包商可能意味着遗漏工资和遗漏税款。
一定要正确分类您的工人。有时，雇员和承包商之间的界限可能模糊不清。如果您不确定如何对员工进行分类，您可以随时提交ss-8表格。然后，irs可以帮助您确定工人的身份。或者，可以参考六个经济现实来帮助澄清问题。
6. 工资前运行报告
使用像quickbooks payroll这样的在线工资服务的另一个优点是其报告功能。您可以快速生成报告，用于与工资登记进行核对。一些关键的报告包括：
- 工资登记 – 这为您提供了所有工资信息的快速摘要。
- 扣款摘要 – 这为您提供了每个员工的所有扣款的概述。
- 现金需求 – 提供了您的企业需要支付给员工的金额的完整图片。此报告将此信息分解为工资、扣款和税款等类别。
工资报告还有助于您企业的其他方面，包括预扣合规性、税务申报和成本跟踪。
一定要查看我们关于适合您企业的最佳工资服务的文章。我们介绍了七个出色的在线工资服务，可以完全改变您执行此关键任务的方式。
7. 制定工资对账清单
随着您在工资对账方面的熟练程度提高，开发一个每个付款周期都要遵循的清单是非常值得的。在线工资服务很方便使用。
然而，它要求工资管理员跟踪各种信息和流程。清单可以帮助您有条不紊地处理工资对账流程。
一些可能的工资对账清单项目可能包括：
- 检查所有员工详细信息是否完整和最新
- 确认您的组织信息，例如名称、地址和abn
- 确保将工资账户与每个工资项目正确连接
- 将工资摘要报告与总分类账进行比较
特别注意错误最容易发生的地方。然后，制定清单项目来解决这些问题区域。
在一个地方收集关键的工资单信息也是值得的。这些信息可能包括工资变动、新聘人员名单、扣除额变动和其他变动。在进行工资单对账时，您可以参考这些详细信息以确保工资单准确无误。
8. 培训工资单员工
培训工资单员工经常被忽视，但对于确保有效的工资单对账至关重要。工资单法规范围广泛、复杂且不断变化。接受过高度培训的工资单员工可以作为第一道防线防止错误发生。
培训工资单员工还可以为他们在组织内的职业发展打开机会。如果员工能够看到自己在组织内有晋升的机会，您就不太可能失去能干的员工，他们会去竞争对手那里。
有很多工资单培训课程和资格认证，包括payrollorg（payo）。
9. 保护您的工资单系统
最后，如果您丢失了所有工资单信息，就无法对账工资单。除了常见的网络安全威胁，其他潜在威胁也可能干扰或破坏您的工资单系统。这些威胁包括火灾、洪水、停电和人为错误。
数据丢失事件可能导致工资延迟和合规问题。至少，您应该为您的工资单系统制定一个备份和恢复计划。
对工资单管理员进行数据安全最佳实践、备份计划和恢复计划的培训。此外，考虑为您的现场工资单系统创建一个强大的数据安全、备份和恢复计划。
