有效地发送传真不仅仅是传输实际文件的页面。如果没有将传真封面页作为第一页包含在内,您将面临几个可以轻易避免的风险,比如泄露机密信息、对预期的接收者或文件目的产生不确定性,或者显得不专业。
幸运的是,您可以轻松地创建传真封面页,并在每次发送传真时包含其中。我们将向您展示如何操作。
3个简单步骤编写您的传真封面页
如果您要发送传真,您需要确保在每次传输中包含传真封面页。封面页可以将有关传真的发送者、目的和内容清晰地告知接收者。传真封面页还可以作为保护机密或敏感文件的一道屏障。
创建传真封面页非常简单,只需要三个步骤。
准备好提升您的传真水平了吗?我们开始吧。
1. 决定您希望如何发送传真
如今,在传真文件方面您有多种选择。您选择的选项决定了您将如何创建传真封面页。
使用传统传真机
一定年龄的读者肯定还记得旧式的传真机。这些是独立设备,您需要在键盘上手动输入收件人的传真机电话号码,然后听着铃声和随机的哔哔声和嗡嗡声,直到您的呼叫与收件人的传真机连接。
如果您自21世纪初以来没有需要传真的经历,您可能会认为那些老式的传真机已经过时了。但您是错误的。仍然有很多企业和组织依赖传统传真机发送重要文件。
为什么?传真机可以在没有任何互联网连接的情况下使用,您只需要一个工作的电话线。如果您的互联网连接中断,您仍然可以传真。此外,使用传统传真机时,您不必担心您的实体传真被发送到某人的垃圾邮件文件夹中被忽视。
同样,您的传真文件不会成为互联网流量的一部分。这消除了在传输过程中被拦截的风险。而且,您不会对您的传真是否成功发送产生疑问,因为在最后打印出的确认页上可以提供传真是何时、何地以及发送给谁的证明。
所以不要忽视使用传统传真机。根据您的业务需求,这可能是与第三方共享重要文件的首选方式。
订阅在线传真服务
当然,在传真方面还有更高科技的解决方案。随着在线传真服务的出现,您可以利用计算机或智能手机的功能与他人共享文件,无需传真机或专用电话线。
在线传真服务还提供了许多其他好处。它们在一个位置上将所有传真以数字形式组织起来。它们还使用256位ssl加密(公开提供的最安全的保护)来保护您的信息在云中传输时的安全。
但最大的特点之一是方便。通过在线传真服务,您可以从计算机、平板电脑、移动设备甚至传真机发送和接收传真。是的,没错-如果您确实有传统传真机,它可以整合到您的在线传真服务中,为您提供更多的灵活性。
最重要的是,在线传真服务可以选择自动包含传真封面页。您只需设置一次首选封面页选项,之后服务就会自动处理。每次使用服务时,都会为您自动生成传真封面页。
如果您对这种便利性感兴趣,请查看我们的最佳在线传真服务比较指南。无论您每月只发送几个传真还是经常发送传真,都有适合您的服务。
2. 包含所有必要的传真封面页信息
在创建传真封面页时,请记住其目的是为了让接收者清楚地了解情况。您包含的信息越多,您的文件就越有可能立即送达正确的人。
您包含的信息还取决于您发送的内容的性质。私人文件、商业合同和雇佣协议只是几个需要特定传真封面信函的事物,以注明文件的机密性质。在某些情况下,例如医疗记录,法律要求具有特定的免责声明语言。
每个传真封面页上要包含的基本信息
无论您发送什么,您的传真封面页至少应包括以下内容:
- 发送方公司信息:清楚地显示此信息,以便接收者将您的传真识别为合法的商务通信。
- 发送方直接联系信息:为传真发送者包括一个直拨电话号码或分机号,以便可以快速联系他们以解决与传真传输相关的问题。
- 接收者姓名和传真号码:在封面页上注明此信息,以便任何人都可以轻松发送传真,并在到达后迅速交付给正确的接收者。
- 总页数:将传真封面页包含在总页数中,以便接收者可以验证他们是否收到了所有页。
- 传输日期:包括您发送传真的日期,以便接收者无论何时接收到传真都可以轻松看到您发送的日期。
- 简短信息:解释传真的目的和任何特殊说明,以便接收者知道他们为什么收到它以及他们需要做什么。
保密传真封面页的特殊要求
如果您发送包含敏感或机密信息的文件,您应确保在传真封面页上明确注明。尽管这样的通知无法消除除您的预期接收者以外的其他人查看信息的可能性,但它提供了一个警告,这是在发送传真时您所能做的最好的事情。
除了上面列出的所有基本信息外,发送私人文件时还需要包含两个附加事项。
在传真封面上应该醒目地显示“机密”字样。使用大字体并将所有字母大写以达到最大的影响力。重点是让人们知道接下来的页面仅供指定收件人阅读。
机密条款也应包括在页面底部,通常使用较小的字体。同样,这并不能消除传真被接收者以外的人查看的可能性,但至少可以解释机密材料的重要性。您可以通过基本的谷歌搜索找到许多机密条款的示例,例如下面的示例。
作为一种一般的最佳实践,您可以创建一个包含这些机密说明的单个传真封面,并且无论发送的是机密文件还是非机密文件,都可以使用相同的封面。以下是这种多功能封面的示例。
hipaa合规传真封面
有一类传真具有特殊的法律要求,其封面必须符合这些要求。每当您通过传真传输患者的医疗信息时,您都受《1996年健康保险便携性与责任法案》(health insurance portability and accountability act)的管理。这套美国法律更常被称为hipaa。
在发送传真的医疗记录时,hipaa合规是非常重要的。违反hipaa可能会导致巨额罚款。
虽然hipaa法律本身并没有明确规定如何设计符合要求的传真封面,但必须包含基本元素。除了上面的项目符号列表外,还需要包含特定于hipaa的免责声明。这可以替代或并列于上述一般机密声明之外。
以下是符合hipaa要求的传真封面的示例。
现在您知道应该在传真封面上包含什么内容了,现在是时候创建自己的封面了。
3. 创建传真封面模板
让我帮助您简化未来的传真。最好的方法就是使用模板。
模板可以帮助您避免每次发送传真时重新发明轮子,节省您的时间和精力。
如果您选择使用在线传真服务,它应该提供一个可自定义的模板。当您注册计划时,该服务将引导您完成创建传真封面的过程。
但即使您打算通过在线服务发送大部分传真,仍可能有一些情况需要手动在传真机上发送。对于这些情况,您仍然需要准备一个传真封面。
如果您不使用在线传真服务,您需要自己创建传真封面。因此,无论如何,设计并保留一个传真封面模板都是一个好主意。
使用google docs、microsoft word或其他文字处理软件是创建可以反复使用的传真封面模板的最快最简单的方法。您可以在软件的模板库中找到和修改这些模板,或者从第三方来源导入模板。
在这个示例中,我们选择了microsoft word,因为它拥有非常强大的传真封面模板库。以下是如何创建个性化传真封面模板的步骤。
从word主菜单中,选择文件>从模板新建。
在搜索栏中输入 fax,以显示所有可用的传真封面模板。
选择您喜欢的模板,然后选择创建。
根据您的要求编辑模板,然后点击文件 > 另存为模板。
为您的新模板命名,然后点击保存。注意:默认位置将为word的模板目录,文件扩展名将为.dotx。不要更改这两个设置。
您的新模板现在应该出现在屏幕顶部,无论何时您访问word的开始屏幕,如下所示。
就是这么简单。一旦您创建了一个新的传真封面模板,它将随时准备好进行电子填写。或者,您可以打印几份并将它们放在靠近传真机的地方,以备最后一刻的传输。
关于撰写传真封面的最后想法
无论您使用在线传真服务还是仍然依赖您可靠的传真机,传真封面信是传真过程的重要组成部分。它们很容易创建,并且应该与每个传输一起发送。
确保在传真封面信上包含关键信息,并且它是您的传真的第一页。这样,接收方就会准确地知道您从他们那里得到了什么和为什么。