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企业必须遵守劳动法和就业法，以确保人力资源合规。不这样做会使企业面临严重罚款的风险。
但是，按照这些法律管理人员可能非常具有挑战性。
所有企业所有者和人力资源员工必须清楚了解什么是人力资源合规以及如何避免违规。您必须了解合规的性质以及如何在整个公司中进行管理。
无论是快速发展的初创企业还是已经成立的企业，每个人力资源团队都需要采取系统的方法。
什么是人力资源合规？
人力资源合规涉及制定政策和程序，以建立就业和工作实践，展示对适用法律和法规的全面理解。
由于就业法律和法规的增加，面临高昂罚款和处罚的风险也空前增加。各种规模的公司都面临着越来越复杂的人力资源问题，因此企业所有者和经营者应该在制定人力资源政策和程序时了解一些事情，例如：
- 是否会受到执法机构的审计，这些机构有权对违规行为进行罚款和处罚
- 了解不了解合规义务不是可接受的法律辩护
- 意识到诉讼和和解可能导致破产
- 认识到必须遵守的就业法律，包括适用的联邦、州和地方法规
为了让事情有所了解，及时和积极地遵守所有适用的就业法规是至关重要的，无论您的公司规模如何。
您应该对不断变化的法规要求保持积极的兴趣，尤其是考虑到政府机构审计的频率和范围的增加。否则，您将发现自己因不合规而面临不利后果。
人力资源合规的基础知识
就业法有七个一般类别，为了创建和执行人力资源合规，您需要为每个类型设计一个人力资源流程。当然，随着员工队伍的增长，新的法律将适用，因此您必须随着时间的推移调整政策以保持合规。
歧视
联邦人力资源法保护所有雇员免受歧视，其中包括《平等薪酬法》（epa）和《移民和国籍法》（ina）。《平等薪酬法》保护您免受因性别而发生的薪酬歧视。《移民和国籍法》，也被称为哈特-塞勒法案，保护员工免受因公民身份或国籍而发生的歧视。
雇主如果有超过14名员工，必须遵守《民权法案第七章》、《遗传信息非歧视法》（gina）、《怀孕歧视法》（pda）和《美国残疾人法案》（ada）。如果您的企业有20名或更多员工，还必须遵守《就业年龄歧视法》（adea）的要求。
这些法律的目的是使雇主因种族、肤色、宗教、性别、国籍、遗传信息、残疾或年龄而歧视雇员都是非法的。反歧视法还保护提出歧视投诉的员工免受因投诉而被解雇或受到惩罚的影响，即被称为报复。
这些法律范围广泛，影响人力资源的整体运营，如招聘、筛选、雇佣、晋升、福利、薪酬、退休和请假。由于它们影响了几个人力资源职能，您必须了解反歧视法律下的权利和义务，并确保管理者遵守。
工资和工时
联邦法律保护员工免受不合理工作条件的影响。这些法律主要由《公平劳动标准法》（flsa）规定，该法规定了最低工资、加班工资、记录保存等规则。flsa由美国劳工部（dol）执行，并适用于每个企业的员工。
与此同时，某些州和市政府也有当地的工资和工时法律。例如，哥伦比亚特区和29个州的最低工资高于每小时7.25美元的联邦最低工资。
工资和小时工资影响人力资源活动，如排班、工资支付和雇佣独立承包商。我们强烈建议使用先进的人力资源软件来简化人力资源活动，使其更加高效，节省时间。
移民
《移民改革和控制法》（irca）和《移民和国籍法》（ina）规定雇主只能雇佣合法工人，包括美国公民、国民和其他合法在美国工作的人。雇主还必须填写并保存所有员工的i-9表格，以验证其就业资格。
员工请假
所有雇主都必须遵守《统一服务就业和复职权法》（userra），该法旨在保护从军队服役返回的员工的工作岗位。
有50名以上员工的雇主还受到《家庭和医疗休假法》（fmla）的约束，该法允许员工因为生育或领养孩子、疾病或子女、父母或配偶的疾病而请假最长12周。该法还规定在员工请假期间，公司必须继续提供团体健康保险，就像员工没有请假一样。
userra和fmla并未强制要求支付带薪假期，但雇主必须允许员工返岗，且岗位与请假前相同或相当。雇主还必须避免对员工进行歧视或报复。
福利管理
根据《健康保险便携与责任法》（hipaa）和《基因信息非歧视法》（gina），雇主必须保护保密的员工健康信息和员工的基因信息。
gina还制定了禁止健康保险公司基于基因信息进行歧视的准则。例如，保险公司不能要求员工接受基因测试才能符合其医疗保险计划的要求。
如果您提供团体医疗保险计划或合格的退休计划，您必须确保它们符合《雇员退休保险安全法》（erisa）制定的最低标准。通常，合格计划允许员工推迟缴纳所得税，例如401(k)计划。
erisa还涵盖了关键事项，如福利积累和基金筹资，归属权以及计划经理的受托责任。
企业还应满足《平价医疗法案》（aca）的要求，并向美国国税局报告所有必要的信息。aca要求拥有至少50名员工的公司要么提供医疗保险，要么向国税局支付雇主责任共担费用。
至少有20名员工的公司必须遵守《综合预算补充法案》（cobra），该法案允许辞职的员工在规定的时间内继续享受医疗保险。
拥有50名员工的雇主必须确保心理健康和物质滥用治疗服务在他们的医疗计划中具有公平对待，根据《心理健康协议和成瘾平等法案》（mhpaea）的规定。
安全
员工在工作中应该安全和健康。职业安全与健康管理局（osha）的小型企业手册包含了一个模板，帮助雇主在工作场所推出安全计划。这些规定专门设计用于确保每个人的安全和无伤害。
建立起协议和保护措施可以防止小事故变成更严重的事故。同时，也能使你做好应对更大风险，如火灾、龙卷风和暴力行为的准备。
工会权利
hr合规的最后一个领域是考虑到《国家劳动关系法》（nlra）保护的工会权利，该法案赋予员工组建、加入或拒绝加入工会的权利。该法案还保证员工有权在公共论坛上讨论工作条件，包括facebook或twitter等社交媒体平台。
提高hr合规性的4种工具
使用正确的工具是有效的hr合规策略的重要组成部分。下面，我们整理了一些提高合规性的最佳工具类型的列表。
hr合规软件
这种软件通过帮助公司、经理和人力资源领导者及时了解业务法规和相关合规法律，为他们提供支持。
hr合规软件工具使企业易于理解最新的地方、州和联邦合规法规。此外，它们还有助于与新员工和现有员工的沟通，并执行公司政策。
bamboohr非常适合中小型企业。
bamboohr就是一个具有合规功能的hr软件示例，它提供强大的报告、工资单、入职、福利、易于使用的界面等功能。您可以立即联系他们获取免费报价。
入职软件
入职软件工具简化了新员工入职过程。
它们帮助减少雇用经理和人力资源专业人员的不必要的行政工作。此外，员工和雇用经理都可以更好地跟踪入职材料和文件工作，以确保合规。
福利管理软件
福利管理软件工具允许组织计划和管理员工福利计划，同时确保符合政府法规。它们帮助各种规模的组织遵守当地、州和联邦的法律，如aca和hipaa。
时间与考勤软件
人力资源部门使用时间和考勤软件使时间跟踪更加简单。这些工具旨在管理公司的时间和考勤数据，同时跟踪休假时间、假日、加班和病假。
4个关于人力资源合规性的提示
让我们来看看一些最佳实践，以确保人力资源合规性，减少错误并提高结果。
招聘合适的人力资源人员
每个企业都是独特的，这就是为什么拥有一个定制的人力资源支持团队非常重要。在构建您的人力资源团队时，没有一种适合所有情况的解决方案。
您的人力资源团队应高效并且知识丰富。根据您的企业规模、人力资源需求和预算，您有几种选择来建立一个人力资源团队。例如，您可以雇用内部人力资源经理，或者将人力资源职能外包给一个专业的雇主组织（peo）。
无论您的选择是什么，确保您的人力资源工作由有能力的人负责。
正确记录所有政策和程序
如果有任何对成功至关重要的事项，请确保在您的员工手册中进行记录。
核心思想是拥有一份全面介绍员工必须遵守的政策和程序的员工手册。记录政策可能听起来很繁琐，但它可以极大地增强您的日常运营。一旦您以书面形式制定了程序和政策，您可以随时调整它们，以确保最佳结果。
记住，您正在创建一份活文件。您制定的任何程序和政策都应定期进行审查和更新，以适应业务环境的变化。
对员工进行人力资源合规性培训
尽管建立一套合规性政策和程序是有效的，但这还不够。您必须与员工进行开放的交流，并对他们进行培训，以确保团队遵守政策。
您提供的员工培训类型将取决于您的团队和主题。可以进行面对面或在线培训，并由您的内部人力资源团队或外部团队实施。例如，最好由外部团队进行反骚扰和反歧视培训，而不是由内部人力资源团队进行。
全面执行纪律处分
每当员工提出投诉或被发现不合规时，您必须进行彻底的调查，并公正处理。
一旦调查完成，并确定员工违反了公司政策，您必须采取适当的补救措施，如员工手册中所述。对所有员工的公正和平等待遇是人力资源合规性的重要要素。没有员工应该因其职位或偏袒而得到特殊待遇或“放过”。
执行公正的纪律处分也将保护您的公司免受潜在的诉讼。
接下来该怎么办
一旦您建立了确保人力资源合规性的系统，您需要努力保持合规。
组织必须不断地预测和主动解决问题，同时跟进不断变化的法律和法规。表面上，人力资源合规性似乎只涉及协议和盲目遵循规则。然而，当您深入挖掘时，您会发现它们塑造了员工体验和整个工作环境。
为了帮助您确保人力资源合规性，以下是一些额外的指南，以确保您取得成功：
